Cyfrowa wersja dokumentów w Szczecinie

Dokumenty w wersji papierowej są czymś, co zalega w archiwach. Coraz więcej instytucji oraz firm chce wprowadzić swoją dokumentację do systemów elektronicznych, gdyż jest to dużo wygodniejsze dla nich i nie zajmuje przestrzeni. Digitalizacja dokumentów to usługa, która jest bardzo popularna w Szczecinie. Nie ma w tym nic dziwnego, gdyż nie jest to usługa zbyt kosztowna, a na dłuższą metę bardzo opłacalna, gdyż skraca czas odnalezienia niezbędnych pism oraz druków. Skraca to czas pracy w wielu miejscach.

Jak digitalizuje się dokumenty?

digitalizacja dokumentów w SzczecinieSposób pracy jest bardzo prosty. Digitalizacja dokumentów w Szczecinie przebiega za pomocą specjalnych programów komputerowych oraz skanerów. Jednak nie chodzi o to, aby mieć każdy dokument w formie skanów, gdyż jest to niewygodne w użytkowaniu. Zamiast formatu JPG firmy wolą mieć PDF, ponieważ jest to format bezstratny. Za pomocą skanera wykonuje się zdjęcia dokumentów. Każde zdjęcie trafia na specjalny dysk, który staje się kopią zapasową. Jednak oprogramowanie służące do rozpoznawania liter przepisuje tekst do edytora tekstu. W przypadku pisma odręcznego, czyli nie tylko treści, ale również podpisów, zamienia się je w grafikę wektorową. Jest to najlepsza forma grafiki, ponieważ podczas skalowania nie widać wyraźnych pikseli. Tak samo dzieje się z pieczątkami. Na końcu zdigitalizowane dokumenty są kompresowane, aby zajmowały jak najmniej przestrzeni na dyskach, zarówno tradycyjnych, jak i internetowych. Jako przykład można podać świadectwa szkolne z dekady, które po zdigitalizowaniu zajęły nie całe sto megabajtów. To bardzo dobry wynik. Takie dokumenty można później odnaleźć w bazie danych danej instytucji. Są one tam szyfrowane, dlatego dostęp do nich mają jedynie pracownicy i osoby do tego upoważnione. Jest to najlepsza forma archiwizacji wszelkich pism papierowych. Usługa jest bardzo potrzebna, ponieważ obecnie przenosi się archiwa papierowe do wersji elektronicznych w celu oszczędzenia miejsca. Zapewnia się również bezpieczeństwo tych dokumentów.

Poprzez digitalizacje wiele przedsiębiorstw oszczędziło miejsce, dlatego ma dodatkową przestrzeń do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie chodzi w tym przypadku tylko o archiwa z dokumentami osobowymi, ale również  takie rzeczy jak faktury oraz przechowywane rolki z paragonami. O wiele łatwiej jest wymieniać się niezbędna dokumentacją wtedy, kiedy jest ona w wersji elektronicznej. Warto jest zwrócić uwagę na taki szczegół. Dokumenty muszą mieć odpowiednią postać, aby zachowały czytelność.